Dossiers clients conforme
Assurance et planification financière
Règles de tenue de dossiers
Représentants autonomes, cabinets et sociétés autonomes
Les règles de tenue de dossiers comprennent notamment l'obligation, pour les cabinets, sociétés autonomes et représentants autonomes, de constituer certains dossiers, d'assurer la sécurité des renseignements qui y sont contenus et de tenir les renseignements à jour lorsque nécessaire.
Il leur est toutefois possible d'établir des normes plus sévères que celles prévues dans la réglementation. Plus précisément, les règles stipulent que ces entités doivent :
- établir un dossier à l'égard de chaque client
- prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger les données contre la perte, la destruction ou la falsification
- permettre de retrouver facilement les renseignements dans un délai raisonnable
Représentants rattachés
Le représentant est probablement la personne qui, en première ligne, doit voir à consigner tous les renseignements utiles et nécessaires à la tenue des dossiers clients.
S'il exerce à titre de représentant autonome, il est alors complètement responsable du contenu des dossiers et de leur mise à jour. S'il exerce pour le compte d'un cabinet ou d'une société autonome, c'est à ces derniers qu'incombe la responsabilité globale.