MotivAction GFS 2025-05-06

• Conformité comme priorité : Louis-Xavier Savard souligne que la réunion se concentre sur la conformité, suite à la demande de l’équipe. Projet de formation à venir sur la conformité avec Patrice Thériault et création de gabarits de documents approuvés par la Chambre.
• Clarté sur les documents requis : Étienne Lejeune exprime des doutes sur les obligations documentaires. Louis-Xavier Savard insiste sur l’importance des notes de dossier, de l’ABF, et des refus documentés. Exemples de bonnes pratiques partagés pour justifier les recommandations et se protéger en cas de litige.
• Centralisation et outils numériques : Leila Dagodi propose une checklist de documentation à chaque étape du dossier client. Eric Desgroseilliers montre un formulaire Google pour le suivi des ventes et la conformité, facilitant la gestion et la centralisation des données tout en assurant la sécurité des informations.

Notes

 Introduction et objectifs de la réunion (00:02 – 06:41)

• Louis-Xavier Savard ouvre la réunion en précisant que le thème principal sera la conformité, suite à une demande de l’équipe.
• Objectif : partager les questionnements, méthodes et astuces pour simplifier la gestion de la conformité dans les dossiers clients.
• Annonce d’un projet de formation sur la conformité avec Patrice Thériault, incluant la création de gabarits de documents validés par la Chambre.

️  Échanges sur les pratiques de conformité et clarification des exigences (07:27 – 19:33)

• Étienne Lejeune exprime ses doutes sur les documents obligatoires dans un dossier client, notamment la lettre explicative et l’ABF.
• Louis-Xavier Savard insiste sur l’importance des notes de dossier, de l’ABF lié à la recommandation, du profil investisseur, et de la documentation des refus du client.
• Exemples concrets de bonnes pratiques pour justifier les recommandations et se protéger en cas de litige.
• Discussion sur l’intégration de la lettre explicative dans l’ABF et la nécessité de faire signer les refus de recommandations par le client.

 Utilisation des documents de divulgation et simplification des processus (19:33 – 26:48)

• Questions sur la possibilité de regrouper plusieurs autorisations (divulgation, loi antipourriel, etc.) dans un seul document.
• Échanges sur les modèles disponibles (Facebook, Essentiel) et la possibilité de les adapter.
• Importance de la politique de confidentialité et de la disponibilité des documents lors d’une vérification.
• Partage d’expériences sur les audits et les attentes des autorités.

 Partage de modèles et centralisation des documents (26:48 – 31:15)

• Présentation de modèles de documents utilisés chez Empire Vie et par d’autres membres.
• Discussion sur le moment opportun pour faire signer les documents (lors de l’ABF ou à la livraison du contrat).
• Projet de centralisation et mise à jour des modèles de documents pour l’équipe.
• Rappel des ressources disponibles sur Facebook et Essentiel.

 Besoin d’une checklist et outils de suivi (31:16 – 38:41)

• Leila Dagodi suggère la création d’une checklist de documentation à utiliser à chaque étape du dossier client.
• Louis-Xavier Savard confirme que ce besoin sera intégré dans la production de nouveaux formulaires avec l’aide de Patrice Thériault.
• Hugo Quenneville propose de montrer son système de suivi de vente via Google Forms, permettant de vérifier que tous les documents sont présents dans chaque dossier.

 Démonstration d’outils numériques pour la conformité et le suivi des ventes (38:41 – 44:09)

• Démonstration en direct de la création d’un formulaire Google pour le suivi des ventes et de la conformité.
• Explication sur la personnalisation du formulaire, l’automatisation du suivi et la centralisation des données.
• Partage du lien du formulaire et explication sur la duplication et la personnalisation pour chaque conseiller.
• Discussion sur la sécurité des données et la gestion des accès.

 Exploitation des données et reporting pour la conformité (44:09 – 58:19)

• Eric Desgroseilliers explique comment utiliser les formulaires pour générer des rapports statistiques (ventes, commissions, références, conformité, etc.).
• Présentation des avantages pour répondre rapidement aux demandes de l’AMF (ex : liste des préavis de remplacement, effets de levier, nouveaux fonds distincts).
• Possibilité de personnaliser les formulaires et les rapports selon les besoins de chaque conseiller ou département.

 Questions finales, partage de ressources et clôture (58:21 – 01:07:00)

• Discussion sur la gestion de plusieurs ventes pour un même client et la nécessité de remplir un formulaire par vente.
• Eric Desgroseilliers met à disposition deux modèles de fichiers de suivi (2023 et 2024) dans le drive partagé.
• Explications complémentaires sur la personnalisation des formulaires et la gestion des accès.
• Annonce du développement d’un chatbot pour faciliter les recherches dans ZenDesk.
• Clôture de la réunion et remerciements.

Action items

Louis-Xavier Savard

• Partager la documentation additionnelle sur la conformité dès qu’elle sera validée par la Chambre (06:41)
• Créer ou centraliser une trousse de modèles de documents de conformité à jour pour l’équipe (33:09)
• Mettre à disposition une checklist de documentation à utiliser avant, pendant et après l’ABF (35:56)

Eric Desgroseilliers

Mettre à disposition deux modèles différents de fichiers de suivi de ventes (2023 et 2024) dans le drive partagé pour que chacun puisse choisir (01:03:50)

Partager le formulaire Google de suivi de vente avec l’équipe et expliquer comment l’utiliser (43:04)