La messagerie Zendesk
Le Zendesk de GFS est devenu un écosystème complet d’informations, autour de la messagerie par tickets. Cette section porte seulement sur le système de messagerie.
3.1. Généralités
- URL : https://gfsignaturesupport.zendesk.com/
- Accès : Vous accédez à la plateforme ZenDesk en utilisant l’URL ci-dessus. Votre identifiant de connexion est fourni par GFS.
- Utilisation : Zendesk est une plateforme complète de communication et d’information, permettant l’accès centralisé à toutes les informations importantes et les coordonnées de vos contacts chez les institutions.
- Communication : L’élément important sur lequel nous nous concentrons est le système de gestion des requêtes que vous faites auprès de GFS.
Chaque requête que vous soumettez, qu’elle soit administrative, technique ou liée à la conformité, est enregistrée comme un « ticket ». Les tickets sont traités par le personnel administratif et technique de GFS par ordre de priorité et selon le type de demande. Zendesk assure que rien ne soit perdu, et que vos demandes soient traitées dans des délais raisonnables. C’est votre point de contact unique pour toutes les questions de soutien.
3.2. Description de l’utilisation de la messagerie Zendesk de GFS
- Le système de messagerie dans Zendesk de GFS est l’outil le plus crucial pour garantir une communication efficace, et un soutien sans faille de la part de l’équipe administrative et technique de GFS.
- La raison d’être de Zendesk est de centraliser toutes les informations, tous les liens, ainsi que toutes les demandes des conseillers financiers, et d’organiser les demandes sous forme de tickets pour les traiter de manière structurée.
- Cela élimine les risques de perte d’information, les malentendus et les délais causés par une multitude de courriels et d’appels téléphoniques.
En utilisant Zendesk, vous vous assurez que chaque requête est documentée, suivie et résolue par la bonne personne.
3.3. Pourquoi utiliser la messagerie Zendesk ?
- La principale raison est l’efficacité. Plutôt que d’envoyer un courriel à une adresse générique ou de tenter de joindre une personne au téléphone, Zendesk vous permet de soumettre une demande précise dans la catégorie appropriée.
- Par exemple, une demande technique sera directement acheminée à l’équipe technique, tandis qu’une question sur un dossier client ira à l’équipe administrative.
- Cela réduit considérablement le temps de réponse et assure que votre demande arrive directement à la personne compétente.
3.4. Comment utiliser la messagerie Zendesk ?
- Pour soumettre un ticket, vous n’avez qu’à vous connecter à la plateforme Zendesk de GFS et à créer une nouvelle demande.
- Le formulaire de soumission est simple et vous guide pour choisir le type de demande (ex. : questions administratives, soutien technique, conformité, etc.).
- Vous décrivez votre problème ou votre requête dans le champ de description, et vous pouvez même joindre des fichiers pertinents, comme des formulaires numérisés, des captures d’écran ou d’autres documents.
- Une fois le ticket créé, vous recevez une confirmation par courriel et vous pouvez suivre son avancement directement sur le site de Zendesk.
- Vous pouvez également répondre aux commentaires du personnel de GFS, ce qui maintient toute la conversation centralisée au même endroit.
3.5. Quand utiliser la messagerie Zendesk ?
Vous devriez utiliser Zendesk pour pratiquement toutes les demandes qui requièrent l’intervention du personnel de GFS, que ce soit pour des questions administratives, de la conformité, des problématiques techniques, ou des questions sur des produits.
Exemples concrets :
- Question administrative : vous avez une question sur une commission qui ne semble pas avoir été payée ou un formulaire qui a été retourné. Vous créez un ticket de type « Administration / contrat » pour demander une clarification.
- Soutien technique : vous avez des difficultés à vous connecter à un des systèmes ou une erreur s’affiche lorsque vous tentez de faire une transaction. Vous soumettez un ticket de type « Informatique ».
- Conformité : vous avez une question sur la procédure à suivre pour la signature d’un nouveau client ou sur la gestion d’un document. Vous utilisez Zendesk pour poser votre question à l’équipe de la conformité.
- Produits : vous avez une question sur les produits en assurance collective, en assurance de personne, ou en placement. Vous utilisez Zendesk pour poser votre question à l’équipe “assurance collective”, “Assurance de personne”, ou “Placement”.
3.6. Pour qui ?
- Zendesk est un outil exclusivement réservé aux conseillers financiers et au personnel de soutien de GFS. Il n’est pas utilisé par vos clients.
- Son but est de faciliter et de structurer la communication entre vous et l’équipe de GFS, et il est essentiel pour une gestion de pratique professionnelle et ordonnée.
3.7. Délai de traitement des requêtes acheminées par ZenDesk
- Le délai de traitement des demandes est de 24 à 48 heures ouvrables.
- Il n’est donc pas nécessaire de renvoyer votre requête : dès que vous avez envoyé votre première requête et reçu un courriel de confirmation, il vous suffit d’attendre de recevoir une réponse.
