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OCEN 102

10. Formulaires compagnies d’assurance

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Voici la procédure détaillée pour utiliser la section Formulaires dans Centralize, afin de trouver et télécharger rapidement les documents officiels des institutions financières.

Objectif

Accéder à la base de données centralisée d’AgenZ pour récupérer les formulaires de demande, d’adhésion, de changement ou de rémunération des différents assureurs sans avoir à naviguer sur chaque portail individuel.

Prérequis

  • Localiser l’icône représentant un fichier avec une loupe dans la colonne de gauche de votre interface Centralize.

Étape 1 : Effectuer une recherche efficace

Pour obtenir des résultats précis, combinez l’utilisation des mots-clés et des filtres de catégories :

  1. Mots-clés : Saisissez des termes spécifiques (ex : « adhésion », « CELI », « commission »).
    • ⚠️ Attention : Évitez le mot trop générique « formulaire », car le système risque de lister tous les documents de la base contenant ce mot, rendant la recherche moins précise.
  2. Filtres par catégorie : Précisez votre recherche en sélectionnant l’institution (ex : Beneva) et la section concernée :
    • Assurances individuelles ou collectives.
    • Produits de placement / Investissement.
    • Rémunération (barèmes de commissions, dates de prélèvement).
    • Solutions bancaires et documents de référence.

Étape 2 : Vérifier la validité du document

Avant de télécharger, portez une attention particulière à la date de la version indiquée dans les résultats :

  • Comparaison : Vérifiez si la version proposée est plus récente que celle que vous possédez localement sur votre ordinateur.
  • Mise à jour : Si vous constatez qu’une version plus récente existe chez le fournisseur mais n’est pas encore sur Centralize, utilisez la version du fournisseur et, idéalement, prévenez AgenZ pour la mise à jour de la base.

Étape 3 : Télécharger et consulter

  1. Repérez le numéro du formulaire ou le nom du fichier dans la liste.
  2. Cliquez sur le lien pour lancer le téléchargement sur votre ordinateur.
  3. Une fois le téléchargement terminé, ouvrez le fichier pour l’utiliser ou le transmettre à votre client.

Étape 4 : Astuces pour les recherches difficiles

Si un mot-clé précis ne donne aucun résultat (ex : « grille de rémunération ») :

  • Simplifiez : Essayez avec un seul mot-clé plus large (ex : « rémunération » au lieu de « grille »).
  • Élargissez : Cherchez chez « Tous les fournisseurs » pour vérifier si le document existe sous un autre nom, puis restreignez à nouveau la recherche.

💡 Conseils d’organisation

  • Base locale : Pour les formulaires que vous utilisez fréquemment, il est fortement recommandé de créer une structure de dossiers sur votre ordinateur (un dossier par institution, puis par type de produit).

Centralize comme secours : Utilisez le moteur de recherche de Centralize pour les documents occasionnels ou pour valider que vos versions locales sont toujours à jour.