Formation conformité (interne) 2026-06-01

Résumé

Cette session a clarifié les obligations réglementaires rigoureuses pour les représentants autonomes afin d’assurer leur pleine conformité.

Obligations de conformité générale
Les représentants autonomes conservent une responsabilité totale envers l’Autorité des marchés financiers concernant la tenue des dossiers. Cette exigence demeure identique, que le professionnel soit indépendant ou rattaché à un cabinet.

Gestion des registres obligatoires
Le maintien à jour des registres comptables et des commissions est impératif pour répondre aux inspections. Une vérification proactive des données de vente remplace la dépendance aux outils des tiers.

Politiques et gouvernance essentielles
Chaque professionnel doit adopter un programme de conformité officiel incluant un plan de continuité et des politiques internes. Ces documents obligatoires protègent le représentant lors des audits réglementaires.

Étapes suivantes

• [Daniel Rouillard] Finaliser plan continuité: Terminer la rédaction du document vierge pour la gestion des affaires. Transmettre celui ci aux participants une fois disponible.
• [Daniel Rouillard] Lister documents obligatoires: Inventorier les pièces de conformité strictement requises par les autorités. Communiquer cette liste aux conseillers.
• [Le groupe] Adopter politiques conformité: Personnaliser les modèles fournis incluant la protection des renseignements et le traitement des plaintes. Intégrer ces mesures à votre pratique administrative.
• [Le groupe] Creer rapport ventes: Developper un fichier Excel incluant le nom du client le produit la prime et le assureur pour chaque transaction. Cette pratique permet de repondre immediatement aux demandes de AMF.
• [Daniel Rouillard] Montrer acces enregistrements: Guider Arnaud pour localiser les formations enregistrees dans le portail GFS.
• [Le groupe] Reviser guide conformite: Consulter annuellement le guide de conformite pour rester a jour sur les pratiques. Signer le document pour confirmer la lecture.
• [Daniel Rouillard] Valider documents conformite: Reviser les documents de conformite mis en place par les conseillers lors d une rencontre de 15 minutes. Assurer la conformite des pratiques d affaires selon les normes.

Détails

• Portail du Groupe Financier Signature et conformité générale: Daniel Rouillard introduit le portail du Groupe Financier Signature et souligne l’importance d’utiliser la section dédiée à la conformité pour accéder aux ressources nécessaires. Il est rappelé que la tenue de dossiers clients est une obligation pour chaque représentant, peu importe le format (électronique ou papier), tant que les informations peuvent être extraites rapidement en cas de demande.
• Outils de communication et responsabilité: Daniel Rouillard explique que l’utilisation d’outils comme Dialpad pour enregistrer les appels est permise, à condition que ces informations soient facilement accessibles. Il est précisé que le représentant autonome, tout comme le cabinet, est personnellement responsable de sa propre conformité auprès de l’Autorité des marchés financiers.
• Clarification du statut de représentant: Myrline Alphonse interroge Daniel Rouillard sur la portée de ses responsabilités en tant que représentante autonome. Daniel Rouillard confirme que le niveau de responsabilité en matière de conformité est identique, que le représentant soit autonome ou rattaché à un cabinet.
• Gestion des registres obligatoires: Daniel Rouillard présente les différents registres à maintenir, notamment le registre des commissions, des plaintes et le registre comptable. Il est souligné qu’il est crucial de maintenir ces dossiers à jour pour répondre à une éventuelle inspection de l’Autorité des marchés financiers, même si aucune plainte n’a été enregistrée pour l’année 2025.
• Surveillance des commissions: Une discussion a lieu sur l’importance de suivre ses propres relevés de commission plutôt que de déléguer entièrement ce contrôle aux assureurs ou à l’agent général. Daniel Rouillard note que cette vérification est essentielle pour gérer les situations de recouvrement (chargeback) de manière proactive.
• Accès aux relevés de commission en cabinet: Amélie soulève la difficulté d’accéder aux relevés de commission lorsque le représentant est rattaché à un cabinet qui reçoit directement les paiements. Daniel Rouillard explique que dans ce cas, le cabinet devrait être en mesure de fournir ces rapports, et que l’obligation de maintenir un registre de commission s’applique spécifiquement en cas de partage de commissions avec d’autres inscrits.
• Gestion des partages de commissions: Daniel Rouillard précise les informations devant figurer dans un registre de partage de commissions, notamment les noms des copartageants, leurs disciplines, les détails de la transaction et la répartition des commissions. L’utilisation d’un document Excel est suggérée pour faciliter cette gestion.
• Impact des retours de commission (chargeback): Amélie exprime des inquiétudes quant à la gestion des retours de commission lors d’un détachement d’un cabinet. Daniel Rouillard assure que la gestion des retours est liée au code du représentant sur la police et que, par conséquent, les problématiques de rémunération sont gérées selon le partage initial établi.
• Portée des registres pour les fonds communs: Mathieu Lajoie interroge Daniel Rouillard sur l’applicabilité des registres de commissions aux fonds communs et au marché dispensé. Daniel Rouillard indique qu’il vérifiera si des exigences similaires s’appliquent, tout en notant que les rapports de commissions sont généralement accessibles via le cabinet pour ces produits.
• Procédures et politiques obligatoires: Daniel Rouillard souligne l’importance pour les représentants de posséder des politiques et procédures internes à jour, notamment pour la protection des renseignements personnels, le traitement des plaintes, le blanchiment d’argent et les activités terroristes, ainsi que les bonnes pratiques envers les personnes vulnérables. Ces documents doivent être relus et mis à jour annuellement.
• Structure de conformité et date d’entrée en vigueur: Daniel Rouillard conseille aux participants d’établir une structure solide de conformité en adoptant un programme de conformité officiel, en nommant un agent de conformité (le représentant lui-même) et en fixant une date d’entrée en vigueur formelle.
• Plan de continuité des affaires: Daniel Rouillard aborde la nécessité d’avoir un plan de continuité des affaires pour couvrir les situations d’invalidité, de décès ou de problèmes techniques (ex. vol d’ordinateur, panne d’électricité) afin de garantir la poursuite du service aux clients. Il mentionne qu’un modèle sera bientôt partagé.
• Gestion du vol de données: En cas de cyberattaque ou de vol de données, Daniel Rouillard rappelle qu’il est obligatoire d’aviser la clientèle concernée ainsi que l’Autorité des marchés financiers. L’utilisation de solutions infonuagiques sécurisées est recommandée pour faciliter la continuité des opérations.
• Politiques sur les sites internet: Oli demande quelles politiques doivent figurer sur un site internet. Daniel Rouillard précise que la politique de confidentialité, la politique de traitement des plaintes, les termes et conditions d’utilisation du site, et la politique de protection des renseignements personnels sont les éléments à afficher.
• Guide de gouvernance et conformité: Daniel Rouillard présente le guide de gouvernance et de conformité qui détaille les obligations de gestion. Il est conseillé de lire ce document pour comprendre toutes les exigences réglementaires, car des questions sur ces politiques sont fréquemment posées lors de demandes de codes chez les assureurs comme Manuvie.
• Importance de la conformité pour les inspections: Karl Desgroseilliers renforce les propos de Daniel Rouillard en insistant sur le fait que l’Autorité des marchés financiers vérifie rigoureusement ces guides lors des inspections. Il souligne que disposer de documents conformes et personnalisés est une protection essentielle pour le représentant.
• Accessibilité du guide de gouvernance: David De Carvalho s’enquiert de l’emplacement du guide de gouvernance. Daniel Rouillard explique qu’il partagera le lien dans le chat, précisant que des mises à jour sont en cours.
• Application des obligations aux travailleurs autonomes: Karl Desgroseilliers et Daniel Rouillard clarifient que chaque représentant autonome, qu’il soit incorporé ou non, doit posséder ses propres documents de conformité à son nom, et non se fier uniquement au branding du groupe.
• Maintien des dossiers et preuves d’audit: Pierre Lariviere interroge sur la liste des documents obligatoires et la fréquence de révision. Daniel Rouillard et Karl Desgroseilliers expliquent que ces documents doivent être conservés et mis à jour, et que leur existence est nécessaire pour prouver la conformité lors d’audits.
• Rapport des ventes indépendant: Karl Desgroseilliers insiste sur le fait que les représentants doivent maintenir un rapport des ventes personnel (Excel) incluant le nom du client, le produit, la prime et l’assureur, plutôt que de dépendre uniquement des outils de l’agent général. Cette capacité à produire des chiffres de vente instantanément est cruciale pour les inspections et les renouvellements de permis.
• Accès aux formations enregistrées: Arnaud Verdier s’inquiète de sa conformité lors de sa transition vers l’autonomie. Daniel Rouillard le rassure et indique que tous les enregistrements des formations sont disponibles sur le portail pour consultation ultérieure.

Offre de soutien personnalisé: LudMila Bejan-Toaca demande s’il est possible d’obtenir une révision des documents mis en place. Daniel Rouillard accepte avec plaisir, proposant une rencontre de 15 minutes pour valider la conformité de la pratique de chaque personne.