Formation Equisoft/connect et Equisoft/plan 2026-05-22

Résumé

La présentation a couvert les fonctionnalités du CRM XOF Connect et les outils ABF avec tarification préférentielle.

Démonstration de XOF Connect
XOF Connect centralise les données client, la gestion d’activités, la téléphonie et les passerelles de synchronisation automatique. La plateforme intègre une gestion sécurisée des documents, des courriels et des opportunités commerciales.

Analyse des besoins financiers
Le module ABF extrait automatiquement les données du CRM pour effectuer des analyses financières complètes et générer des rapports conformes. Les outils complémentaires incluent des solutions pour les placements et la cotation.

Services et tarification
La tarification négociée s’établit à 85 dollars pour le CRM et 40 dollars pour l’ABF sans engagement contractuel. Un service de migration de données est inclus gratuitement pour les nouveaux utilisateurs.

Étapes suivantes

• [Daniel Rouillard] Promouvoir présentation: Diffuser l enregistrement de la session de présentation afin que les collaborateurs absents puissent le consulter ultérieurement.
• [Yannick Boucher] Contacter support CRM: Prendre rendez-vous avec le gestionnaire de compte ou l équipe support pour obtenir des conseils avant d activer la passerelle de synchronisation afin d éviter la création de doublons.
• [Francis] Envoyer récapitulatif: Envoyer un e-mail récapitulatif contenant les informations sur la tarification et les démonstrations des produits.
• [Daniel Rouillard] Partager enregistrement: Ajouter le lien de l’enregistrement de la présentation dans l’infolettre pour que toute l’équipe puisse le consulter.

Détails

• Défis techniques lors de la démonstration: La réunion a débuté avec des difficultés techniques concernant le partage d’écran de Francis, qui apparaissait flou pour les participants (00:01:24). Malgré les tentatives de déconnexion et de reconnexion, la qualité de l’image est restée une préoccupation tout au long de la séance (00:05:17). Francis a finalement opté pour un zoom sur l’interface logicielle pour améliorer la lisibilité, permettant de poursuivre la présentation, tout en notant que les participants pourraient réécouter l’enregistrement ultérieurement (00:00:00) (00:09:09).
• Introduction à XOF Connect: Francis a présenté XOF Connect, une plateforme CRM conçue pour centraliser la gestion de la clientèle, les placements, les assurances et les activités des conseillers. L’outil est hautement personnalisable, permettant à chaque utilisateur d’adapter la plateforme selon leurs besoins spécifiques (00:10:12).
• Tableau de bord et Widgets: La page d’accueil de XOF Connect repose sur des « widgets » configurables que les utilisateurs peuvent ajouter, supprimer ou déplacer. Ces fenêtres permettent de visualiser instantanément des informations critiques telles que les anniversaires des clients, les activités à réaliser, les actifs sous gestion et les échéances de polices (00:11:09).
• Passerelles de données et Agent Z: Le système utilise des passerelles, notamment Agent Z, pour synchroniser automatiquement les informations provenant des assureurs et des compagnies de placement. Les données de placement sont mises à jour toutes les 24 heures, tandis que les données d’assurance sont synchronisées mensuellement afin d’éviter les doublons et de maintenir l’intégrité des informations (00:11:09).
• Intégration de l’agenda: XOF Connect propose une intégration bidirectionnelle complète avec Outlook et Gmail, permettant de synchroniser les activités, les tâches et les courriels. Les utilisateurs peuvent personnaliser les catégories d’activités (ex. : appel, placement, stratégie de prospection) et visualiser les calendriers de leur équipe pour faciliter la coordination (00:13:20) (00:18:57).
• Gestion des activités et documentation: Les activités dans le CRM peuvent être liées directement aux fiches des clients, aux opportunités de vente ou aux polices d’assurance. Francis a souligné l’importance de ces liens pour bâtir un historique complet et assurer une conformité rigoureuse, permettant aux utilisateurs d’extraire des rapports détaillés sur les échanges passés (00:15:30) (00:31:20).
• Téléphonie et enregistrement des appels: Le CRM permet d’initier des appels directement depuis l’interface, en utilisant la ligne de bureau ou le mobile de l’utilisateur (00:16:31) (00:27:01). Les appels sont automatiquement enregistrés et stockés sous forme de fichiers MP3 dans le module « Documents » du client, facilitant ainsi la traçabilité des conversations (00:16:31) (00:28:07).
• Module Contact et segmentation: Le module « Contact » permet de gérer une base de données complète incluant clients, prospects et partenaires. Les utilisateurs peuvent appliquer des filtres avancés pour créer des listes de diffusion massive, effectuer des fusions de courriels et gérer les groupes d’envoi pour des campagnes marketing ciblées (00:19:58).
• Gestion des doublons et support: Un nouveau module permet désormais de gérer et de fusionner les doublons, particulièrement utile lors de l’activation de multiples passerelles (00:24:51). Francis a vivement recommandé aux utilisateurs de prendre rendez-vous avec le support technique avant d’ouvrir de nouvelles passerelles pour optimiser la configuration et prévenir les erreurs de duplication (00:25:50).
• Sécurité des données et infrastructure: Le logiciel est une solution en ligne (SaaS) sécurisée, hébergée sur des serveurs au Canada via un partenariat avec Amazon, garantissant la conformité nécessaire pour les conseillers financiers (00:30:21).
• Transcription et prise de notes: Bien que le CRM n’offre pas encore de transcription IA native, Francis a expliqué une méthode de travail efficace : utiliser un outil externe (tel que Claude ou Gemini) pour transcrire les fichiers MP3 des appels enregistrés, puis copier manuellement les notes transcrites dans le champ « Notes » de l’activité CRM correspondante (00:33:36).
• Module Courriel et Messagerie: La messagerie est synchronisée à 100 % avec les comptes Outlook ou Gmail des utilisateurs (00:35:21) (00:37:43). Francis a mis en avant la fonction « Secure Mail », qui permet d’envoyer des documents cryptés de bout en bout, exigeant un mot de passe pour l’ouverture, ce qui assure une sécurité accrue lors des échanges de documents sensibles (00:38:44).
• Module Opportunités: Ce module permet de suivre les opportunités de vente (upsell, cross-sell, nouveaux leads) à travers différentes étapes du processus. Francis a mentionné qu’une amélioration majeure, incluant une vue de type « Kanban » pour déplacer les opportunités visuellement, est prévue pour fin 2026 ou début 2027 (00:36:39).
• Documents et formulaires dynamiques: Le CRM inclut une bibliothèque de plus de 2 800 formulaires PDF, mis à jour régulièrement. Ces formulaires sont dynamiques : ils extraient automatiquement les informations du client depuis sa fiche pour préremplir les documents, ce qui représente un gain de temps significatif pour les adjoints et conseillers (00:39:53) (00:46:16).
• Automatisation et support: Le CRM propose des automatisations, comme l’envoi automatique de courriels pour les anniversaires ou des rappels de renouvellement de polices d’assurance (00:42:06). Le processus d’intégration (onboarding) inclut deux rencontres de formation, et un support technique gratuit et illimité est disponible pour tous les utilisateurs (00:43:15) (00:45:15).
• Intégrations externes: La plateforme supporte des intégrations avec divers outils tiers comme Advisor Flow, Chat and Sign (One Span) et Blocks, permettant d’étendre les fonctionnalités du CRM selon les besoins des utilisateurs (00:47:11).
• Introduction à XOF Plan (ABF): XOF Plan est le module d’analyse des besoins financiers (ABF) intégré à la plateforme (00:48:18). Il est accessible directement depuis la fiche contact du client, évitant ainsi la double saisie de données puisque les informations sont transférées automatiquement depuis XOF Connect (00:49:23).
• Analyse financière et outils dans XOF Plan: Le module XOF Plan centralise les données pour réaliser des analyses de retraite, des flux monétaires et des besoins en assurance (00:52:21). Il intègre des outils comme « Live Guide » pour la comparaison des primes d’assurance et permet de générer des rapports PDF détaillés sur la situation financière du client (00:53:52) (00:56:25).
• Gestion des recommandations et des rapports dans l’ABF: Francis explique le processus de gestion des recommandations au sein du logiciel ABF. Les utilisateurs peuvent modifier les recommandations, les limites de temps et les paramètres TFS au besoin. Lors de l’exportation du rapport en format PDF, les recommandations sont automatiquement intégrées. Le rapport inclut également une section spécifique pour la signature du client et du conseiller, attestant de la conformité de l’ABF. Le flux de travail consiste à compléter le rapport, à l’envoyer au client pour signature, à le recevoir par courriel, puis à l’ajouter dans l’affiche contact comme nouveau document (00:58:25).
• Tarification des services CRM et ABF: Francis détaille la tarification mensuelle standard, fixée à 105 dollars pour le CRM et 55 dollars pour l’ABF. Grâce aux rabais négociés avec le Groupe Financier Signature, les prix sont réduits à 85 dollars pour le CRM et 40 dollars pour l’ABF, permettant une économie mensuelle de 20 dollars et 15 dollars respectivement. Il n’y a pas de contrat ni d’engagement, et le paiement s’effectue par carte de crédit avec un renouvellement automatique chaque mois (00:59:33).
• Contenu de l’abonnement et produits complémentaires: L’abonnement aux produits inclut l’ensemble des fonctionnalités sans version ou forfait distinct. Le service comprend la formation initiale avec deux rencontres d’accueil, ainsi que l’accès à l’équipe de support technique. En plus du CRM et de l’ABF, l’entreprise propose d’autres logiciels, notamment « Analyze » pour les propositions d’investissement (remplaçant Capintel) et « Live Guide » pour la cotation en assurance (01:00:36).
• Intégration de l’écosystème logiciel: Francis clarifie que l’outil « Fund Compare » est intégré au logiciel « Analyze » (01:00:36). « Analyze » permet de gérer les placements à partir des questionnaires pour déterminer la tolérance au risque et remplace les fonctionnalités de Capintel. L’écosystème est conçu pour que toutes les données circulent du CRM vers l’ABF, optimisant ainsi l’utilisation des trois logiciels complémentaires (01:01:30).
• Communication et prochaines étapes: Daniel Rouillard prévoit d’inclure le lien vers la présentation dans l’infolettre du vendredi de la semaine suivante, permettant ainsi à ceux qui étaient absents de la consulter. Francis partage ses coordonnées de courriel pour faciliter les échanges, répondre aux questions ou planifier des rencontres individuelles et des démonstrations de produits (01:01:30).
• Service de transfert de données: Francis précise qu’un service de transfert de données est offert sans frais pour faciliter la migration à partir d’autres systèmes, tels que Salesforce ou Maximizer. Une équipe interne, experte dans ce domaine, effectue la conversion complète des données une fois que le client a fourni une copie de sauvegarde (backup) (01:02:50).